Blogs Corporativos

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Una Oficina Virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una Oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.

La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.

ventajas y desventajas...

Entre las ventajas de la oficina virtual tenemos:

• Menor costo de instalación. La empresa no tiene que contar con tanta capacidad de oficinas, ya que algunos empleados están trabajando en otro lugar. Esto permite reducir los costos de renta y expansión de oficinas.

• Menor costo de equipo. En lugar de proporcionar equipo de oficina a cada empleado, los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte del equipo de manera similar a como los usuarios de una LAN comparten sus recursos.

• Red formal de comunicaciones. Debido a la necesidad de mantenerse informados y recepcionar instrucciones, se está concediendo mayor atención a las redes de comunicaciones, dando lugar ello al desarrollo de mejores sistemas de comunicación.

• Menos interrupciones del trabajo. Cuando las tormentas, la lluvia, las inundaciones u otros inconvenientes, inclusive enfermedades, impiden viajar al lugar de trabajo, la oficina virtual hace factible continuar con las actividades, tanto por parte del individuo como de la empresa.

• Contribución social. La oficina virtual permite a las empresas contratar personas que de otra forma carecerían de oportunidades laborales, ya se trate de discapacitados, ancianos o padres con hijos pequeños. Pero también personas de alto valor ubicados geográficamente lejos de las oficinas de la compañía.

Pero también deben ser contempladas las desventajas, entre las cuales cabe hacer mención a las siguientes:

• Sensación de aislamiento. Al no tener un contacto asiduo con el resto del personal de la empresa, pierden la sensación de ser parte de dicha organización.
• Temor a la pérdida del trabajo.
• Decaimiento en el ánimo.
• Tensión familiar.

Hacer factible la oficina virtual implica crear una estrategia viable, siendo los puntos a tomar en consideración los siguientes:

• Proporcionar recursos de cómputos. La empresa debe proporcionarles equipos adecuados para el mejor desarrollo o desempeño de sus funciones.

• Proporcionar acceso a las fuentes de información. Si el empleado requiere de información para las labores de investigación, la corporación debe proporcionarle las fuentes que el empleado requiera para cumplimentar sus actividades.

• Proporcionar suministros diferentes de los de cómputo. Implica suministrar regularmente todos los demás elementos de papelería propios de las actividades de oficina.

• Tomar medidas para remitir las llamadas telefónicas. Gestionar eficazmente desde la oficina fija las llamadas de su personal a distancia resulta esencial.

• Utilizar llamadas de conferencia. De tal modo se permite a más de dos personas participar simultáneamente de una conversación telefónica.

• Programar reuniones periódicas. La compañía debe programar reuniones a las que se espera que todo el personal asista. El propósito de tales reuniones es fomentar un sentido de comunidad entre los empleados, y deben programarse con la frecuencia necesaria para lograr ese resultado.

• Seguir una rutina de trabajo. Los trabajadores a distancia deben comprometerse a trabajar durante ciertas horas del día, idealmente en una habitación alejada de las distracciones. Los amigos y parientes deben entender que el empleado está trabajando aunque está en su casa.

En un entorno cada día más competitivo la oficina virtual brinda la posibilidad de expandir la magnitud de las actividades con un incremento menos que proporcional en los costes. La oficina virtual brinda sus beneficios no sólo a empresas del rubro servicios, sino también a empresas manufactureras en todo lo que atañe a las labores de oficina.

La oficina virtual representa una importante posibilidad de mejorar la productividad en las oficinas y de reducir sus costes.

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